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Handbuch Anrufbeantworter

  Anrufbeantworter

LocaPhone stellt jedem Benutzer einen Komfort-Anrufbeantworter (Mailbox, Voice-Mailbox, Voicemail, Sprachbox) bereit. Diese Mailbox ist am eigenen Endgerät, an einem fremden Endgerät oder im Webinterface des Benutzers verfügbar.

Alle Funktionen des Anrufbeantworters lassen sich über die Tasten des eigenen Endgerätes oder im Webinterface bedienen. Gesprochene Mitteilungen des Systems unterstützen die Bedienung am Endgerät.

Zur optimalen Benutzung des Anrufbeantworters sind einige Einstellungen im Webinterface (siehe unten) des Benutzers vorzunehmen.


Benachrichtigung bei eingegangener Nachricht

Endgerät

Eingegangene neue Nachrichten werden auf verschiedene Arten an unterstützten Endgeräten (je nach Modell) dargestellt:

  • Mailbox/Hinweis-LED blinkt als Hinweisanzeige
  • Hinweis-Text1 im Display des Endgerätes
  • Sonderwählton bei Abnehmen des Hörers

1 Enthält die Mailbox nur bereits abgehörte Nachrichten, so wird der Hinweis im Display gelöscht.

Webinterface

Eingegangene neue Nachrichten werden in der Nachrichtenübersicht des Anrufbeantworters mit einer Hinweis-Markierung gekennzeichnet dargestellt.

E-Mail

Eingegangene neue Nachrichten werden von LocaPhone per E-Mail an den Benutzer zugestellt, wenn diese Funktion aktiviert wurde.

Endgerät - Anrufbeantworter bedienen

Hinweis zur Navigation im Sprachmenü

Funktion Hilfe/vorherige Menü-Ebene  
Bestätigen/Beenden von Funktionen

Endgerät - Anrufbeantworter aktivieren (sofort)

Mittels einer Rufumleitung wird der Anrufbeantworter für verschiedene Verkehrsfälle (externe und/oder interne Anrufe, Rufumleitungsfall "immer") aktiviert. Nach Wahl der Service-Prozedur wird die Funktion durch eine Sprachansage bestätigt.

Anrufe von intern und extern auf den Anrufbeantworter aktivieren

Anrufe von intern auf den Anrufbeantworter aktivieren

Anrufe von extern auf den Anrufbeantworter aktivieren


Endgerät - Anrufbeantworter aktivieren (nach Zeit)

Falls Anrufe zuerst am Endgerät signalisiert werden sollen, bevor der Anrufbeantworter nach Zeit den Anruf entgegennimmt, so kann dazu eine Rufweiterleitung nach Zeit zum Anrufbeantworter eingerichtet werden.


Endgerät - Anrufbeantworter deaktivieren

Nach Wahl der Service-Prozedur wird die Funktion durch eine Sprachansage bestätigt.

 
Anrufe von intern und extern deaktivieren

 
Anrufe von intern deaktivieren

Anrufe von extern deaktivieren

Endgerät - Begrüßungsansage aufsprechen

Die Begrüßung von Anrufern erfolgt mit einem Standardtext. Stattdessen kann auch eine eigene Anrufbeantworter-Begrüßungsansage aufgesprochen werden.

Begrüßungsansage Standardtext

TEXT
Der Teilnehmer mit der Rufnummer RUFNUMMER ist nicht erreichbar. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht nach dem Ton.

Wenn Sie fertig sind, legen Sie auf, oder drücken Sie die Raute(#)-Taste. Danke!


Begrüßungsansage aufzeichnen ("AB" Anrufbeantworter)

 
Service-Nummer wählen oder Mailbox/Voicemail-Taste betätigen

 Wiedergabe Hauptmenü

wählen für Aufnahme einer persönlichen Begrüßungsansage

 Aufzeichnung der Begrüßungsansage
wählen, um Aufzeichnung zu beenden
 wählen, um Aufnahme zu bestätigen
 wählen, um Aufnahme noch einmal abzuspielen
 wählen, um Aufzeichnung zu wiederholen

Beenden der Funktion: Hörer auflegen oder Hörertaste (rot)/Freisprechtaste betätigen

Ansage aufzeichnen ("Ansage" ohne Anrufbeantworter)

 
Service-Nummer wählen oder Mailbox/Voicemail-Taste betätigen

 Wiedergabe Hauptmenü

wählen für Aufnahme einer Nachricht für den Nichterreichbar-Status

 Aufzeichnung der Ansage
wählen, um Aufzeichnung zu beenden
 wählen, um Aufnahme zu bestätigen
 wählen, um Aufnahme noch einmal abzuspielen
 wählen, um Aufzeichnung zu wiederholen

Beenden der Funktion: Hörer auflegen oder Hörertaste (rot)/Freisprechtaste betätigen


Endgerät - Nachrichten abhören und verwalten


Neue Nachricht abhören

Service-Nummer wählen oder Mailbox/Voicemail-Taste betätigen

 Wiedergabe Hauptmenü
für erste vorhandene Nachricht
 Wiedergabe erster Nachricht
 um aktuelle Nachricht zu wiederholen
 um nächste Nachricht abzuhören
 um vorherige Nachricht abzuhören

Nachricht löschen

Service-Nummer wählen oder Mailbox/Voicemail-Taste betätigen

 Wiedergabe Hauptmenü
für erste vorhandene Nachricht
 Wiedergabe erster Nachricht
 um Nachricht zu löschen
 Endgerät bestätigt löschen der Nachricht

Beenden der Funktion: Hörer auflegen oder Hörertaste (rot)/Freisprechtaste betätigen.

Beenden der Funktion: Hörer auflegen oder Hörertaste (rot)/Freisprechtaste betätigen.


Nachricht weiterleiten

Service-Nummer wählen oder Mailbox/Voicemail-Taste betätigen

 Wiedergabe Hauptmenü
 betätigen
Rufnummer eingeben
 betätigen
 Endgerät bestätigt Weiterleiten der Nachricht

Nachricht speichern

Service-Nummer wählen oder Mailbox/Voicemail-Taste betätigen

 Wiedergabe Hauptmenü
für erste vorhandene Nachricht
 Wiedergabe erster Nachricht
 um Nachricht zu speichern
 Wiedergabe möglicher Verzeichnisse
 neue Nachrichten
 alte Nachrichten
 Endgerät bestätigt Speichern in Verzeichnis

Beenden der Funktion: Hörer auflegen oder Hörertaste (rot)/Freisprechtaste betätigen.

Beenden der Funktion: Hörer auflegen oder Hörertaste (rot)/Freisprechtaste betätigen.


Andere Anrufbeantworter abhören

Service-Nummer und Nebenstelle des Anrufbeantworters wählen

Passwort (PIN) des abzuhörenden Anrufbeantworters eingeben
Eingabe bestätigen
 Wiedergabe Hauptmenü des fremden Anrufbeantworters (Ablauf siehe "Nachrichten abhören")

Beenden der Funktion: Hörer auflegen oder Hörertaste (rot)/Freisprechtaste betätigen.

Nachricht speichern - Verzeichnisübersicht

Nachrichten können zur Sortierung in verschiedene Verzeichnisse gespeichert werden.

Verzeichnis "Neue Nachrichten"
Verzeichnis "Alte Nachrichten"
Verzeichnis "Arbeit"
Verzeichnis "Familie"
Verzeichnis "Freunde"


Webinterface - Anrufbeantworter bedienen


Anrufbeantworter aktivieren (sofort/nach Zeit)

Umleitungsvarianten - Anrufbeantworter aktiv in folgenden Fällen

Zur Aktivierung des Anrufbeantworters ist in den Feldern der Rufumleitung die Funktion "AB" (Anrufbeantworter) auszuwählen. Die Auswahl muss durch Betätigen der Schaltfläche "speichern" übernommen werden.

Immer - alle Anrufe werden umgeleitet

Ein ankommender Anruf wird sofort auf den Anrufbeantworter geleitet. Die aktivierte Rufumleitung „immer“ wird dem Benutzer mit einem Sonderwählton signalisiert.

Besetzt - Rufumleitung, wenn der Benutzer im Gespräch ist

Bei besetztem Endgerät wird der Anruf sofort zum Anrufbeantworter geleitet.

Keine Antwort - Rufumleitung nach Zeit, wenn Benutzer nicht erreichbar

Der Anruf wird beim gewählten Endgerät signalisiert und nach einer bestimmten Zeit zum Anrufbeantworter geleitet. Die Zeit ist auf 20 Sekunden voreingestellt und konfigurierbar.

Abgemeldet - Rufumleitung, wenn Benutzer nicht am Endgerät angemeldet ist

Ein ankommender Anruf löst sofort die Rufumleitung aus, denn der ursprünglich angewählte Benutzer ist an seinem Endgerät abgemeldet. Im Beispiel ist die Funktion "Ansage" ausgewählt, der Anrufbeantworter zeichnet keine Nachrichten auf.


Anrufbeantworter - Begrüßungen

Begrüßungs-Ansagen

Die Begrüßung von Anrufern erfolgt mit der vom System bereitgestellten Ansage. Es kann eine eigene Ansage verwendet werden, die durch den Benutzer hochgeladen oder am Endgerät aufgesprochen werden kann.

Begrüßungs-Ansage abspielen

Die aktuelle Begrüßungs-Ansage wird abgespielt. Die Wiedergabe erfolgt über den Lautsprecher am Computer.

Neue Begrüßungs-Ansage hochladen

Eine vorhandene Begrüßungs-Ansage kann als Audio-Datei in das TK-System hochgeladen werden. Diese ersetzt sofort nach dem Hochladen die vorherige Begrüßungs-Ansage.

Durch Betätigen der Schaltfläche "Durchsuchen" öffnet sich der Hochladen-Dialog des Webbrowsers, und die entsprechende Datei kann ausgewählt werden. Durch Betätigen der Schaltfläche "Hochladen" wird die Datei in das TK-System übertragen.

Format Begrüßungs-Ansage

Begrüßungs-Ansagen können in verschiedenen Datei-Formaten hochgeladen werden.


Anrufbeantworter - Benachrichtigungen

Benachrichtigung

Der Benutzer wird durch LocaPhone per E-Mail benachrichtigt, wenn eine neue Nachricht eingegangen ist, und die Zustellung per E-Mail vom Benutzer aktiviert wurde. Die E-Mail-Adresse wird vom Systemverwalter eingetragen.

Der Benutzer kann auswählen, ob eine Benachrichtigung stattfinden soll, und ob nach Versand der E-Mail-Benachrichtigung die Nachricht aus dem Anrufbeantworter gelöscht werden soll.

Die E-Mail beinhaltet:

  • Rufnummer und Name (so im TK-System hinterlegt) des Anrufers
  • Zeit & Datum des Nachrichten-Eingangs
  • Datei mit Sprachnachricht (Datei-Format .wav)


Anrufbeantworter - Nachrichten

Nachrichten-Übersicht

Alle Nachrichten für den Benutzer werden auf dem LocaPhone Dashboard (Startseite) und in diesem Menü-Punkt übersichtlich dargestellt, und können hier (und am angemeldeten Endgerät) abgehört und verwaltet werden.

Diese Übersicht beinhaltet alle entgangenen Anrufe, die nicht vom Benutzer angenommen wurden, und bei denen eine Nachricht aufgesprochen wurde.

IconBeschreibung

Nachricht im Webbrowser wiedergeben

Rufnummer des Anrufers erneut anwählen

Nachricht aus Voice-Mailbox entfernen


Anrufbeantworter - Wiedergabe

Abspielen von Nachrichten

Nachrichten können im Webbrowser wiedergegeben werden. Je nach Webbrowser wird eine andere Darstellung sichtbar (hier: Firefox).

Die Wiedergabe erfolgt über den Lautsprecher am Computer.

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