LocaPhone stellt jedem Benutzer einen Komfort-Anrufbeantworter (Mailbox, Voice-Mailbox, Voicemail, Sprachbox) bereit. Diese Mailbox ist am eigenen Endgerät, an einem fremden Endgerät oder im Webinterface des Benutzers verfügbar.
Alle Funktionen des Anrufbeantworters lassen sich über die Tasten des eigenen Endgerätes oder im Webinterface bedienen. Gesprochene Mitteilungen des Systems unterstützen die Bedienung am Endgerät.
Zur optimalen Benutzung des Anrufbeantworters sind einige Einstellungen im Webinterface (siehe unten) des Benutzers vorzunehmen.
Benachrichtigung bei eingegangener Nachricht
Endgerät
Eingegangene neue Nachrichten werden auf verschiedene Arten an unterstützten Endgeräten (je nach Modell) dargestellt:
Mailbox/Hinweis-LED blinkt als Hinweisanzeige
Hinweis-Text1 im Display des Endgerätes
Sonderwählton bei Abnehmen des Hörers
1 Enthält die Mailbox nur bereits abgehörte Nachrichten, so wird der Hinweis im Display gelöscht.
Webinterface
Eingegangene neue Nachrichten werden in der Nachrichtenübersicht des Anrufbeantworters mit einer Hinweis-Markierung gekennzeichnet dargestellt.
E-Mail
Eingegangene neue Nachrichten werden von LocaPhone per E-Mail an den Benutzer zugestellt, wenn diese Funktion aktiviert wurde.
Endgerät - Anrufbeantworter bedienen
Hinweis zur Navigation im Sprachmenü
Funktion Hilfe/vorherige Menü-Ebene Bestätigen/Beenden von Funktionen
Endgerät - Anrufbeantworter aktivieren (sofort)
Mittels einer Rufumleitung wird der Anrufbeantworter für verschiedene Verkehrsfälle (externe und/oder interne Anrufe, Rufumleitungsfall "immer") aktiviert. Nach Wahl der Service-Prozedur wird die Funktion durch eine Sprachansage bestätigt.
Anrufe von intern und extern auf den Anrufbeantworter aktivieren
Anrufe von intern auf den Anrufbeantworter aktivieren
Anrufe von extern auf den Anrufbeantworter aktivieren
Falls Anrufe zuerst am Endgerät signalisiert werden sollen, bevor der Anrufbeantworter nach Zeit den Anruf entgegennimmt, so kann dazu eine Rufweiterleitung nach Zeit zum Anrufbeantworter eingerichtet werden.
Endgerät - Anrufbeantworter deaktivieren
Nach Wahl der Service-Prozedur wird die Funktion durch eine Sprachansage bestätigt.
Anrufe von intern und extern deaktivieren
Anrufe von intern deaktivieren
Anrufe von extern deaktivieren
Endgerät - Begrüßungsansage aufsprechen
Die Begrüßung von Anrufern erfolgt mit einem Standardtext. Stattdessen kann auch eine eigene Anrufbeantworter-Begrüßungsansage aufgesprochen werden.
Begrüßungsansage Standardtext
TEXT
Der Teilnehmer mit der Rufnummer RUFNUMMER ist nicht erreichbar. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht nach dem Ton.
Wenn Sie fertig sind, legen Sie auf, oder drücken Sie die Raute(#)-Taste. Danke!
Service-Nummer wählen oder Mailbox/Voicemail-Taste betätigen
Wiedergabe Hauptmenü
wählen für Aufnahme einer persönlichen Begrüßungsansage
Aufzeichnung der Begrüßungsansage wählen, um Aufzeichnung zu beenden wählen, um Aufnahme zu bestätigen wählen, um Aufnahme noch einmal abzuspielen wählen, um Aufzeichnung zu wiederholen
Beenden der Funktion: Hörer auflegen oder Hörertaste (rot)/Freisprechtaste betätigen
Ansage aufzeichnen ("Ansage" ohne Anrufbeantworter)
Service-Nummer wählen oder Mailbox/Voicemail-Taste betätigen
Wiedergabe Hauptmenü
wählen für Aufnahme einer Nachricht für den Nichterreichbar-Status
Aufzeichnung der Ansage wählen, um Aufzeichnung zu beenden wählen, um Aufnahme zu bestätigen wählen, um Aufnahme noch einmal abzuspielen wählen, um Aufzeichnung zu wiederholen
Beenden der Funktion: Hörer auflegen oder Hörertaste (rot)/Freisprechtaste betätigen
Endgerät - Nachrichten abhören und verwalten
Neue Nachricht abhören
Service-Nummer wählen oder Mailbox/Voicemail-Taste betätigen
Wiedergabe Hauptmenü für erste vorhandene Nachricht Wiedergabe erster Nachricht um aktuelle Nachricht zu wiederholen um nächste Nachricht abzuhören um vorherige Nachricht abzuhören
Nachricht löschen
Service-Nummer wählen oder Mailbox/Voicemail-Taste betätigen
Wiedergabe Hauptmenü für erste vorhandene Nachricht Wiedergabe erster Nachricht um Nachricht zu löschen Endgerät bestätigt löschen der Nachricht
Beenden der Funktion: Hörer auflegen oder Hörertaste (rot)/Freisprechtaste betätigen.
Beenden der Funktion: Hörer auflegen oder Hörertaste (rot)/Freisprechtaste betätigen.
Nachricht weiterleiten
Service-Nummer wählen oder Mailbox/Voicemail-Taste betätigen
Service-Nummer wählen oder Mailbox/Voicemail-Taste betätigen
Wiedergabe Hauptmenü für erste vorhandene Nachricht Wiedergabe erster Nachricht um Nachricht zu speichern Wiedergabe möglicher Verzeichnisse neue Nachrichten alte Nachrichten Endgerät bestätigt Speichern in Verzeichnis
Beenden der Funktion: Hörer auflegen oder Hörertaste (rot)/Freisprechtaste betätigen.
Beenden der Funktion: Hörer auflegen oder Hörertaste (rot)/Freisprechtaste betätigen.
Andere Anrufbeantworter abhören
Service-Nummer und Nebenstelle des Anrufbeantworters wählen
Passwort (PIN) des abzuhörenden Anrufbeantworters eingeben Eingabe bestätigen Wiedergabe Hauptmenü des fremden Anrufbeantworters (Ablauf siehe "Nachrichten abhören")
Beenden der Funktion: Hörer auflegen oder Hörertaste (rot)/Freisprechtaste betätigen.
Nachricht speichern - Verzeichnisübersicht
Nachrichten können zur Sortierung in verschiedene Verzeichnisse gespeichert werden.
Umleitungsvarianten - Anrufbeantworter aktiv in folgenden Fällen
Zur Aktivierung des Anrufbeantworters ist in den Feldern der Rufumleitung die Funktion "AB" (Anrufbeantworter) auszuwählen. Die Auswahl muss durch Betätigen der Schaltfläche "speichern" übernommen werden.
Immer - alle Anrufe werden umgeleitet
Ein ankommender Anruf wird sofort auf den Anrufbeantworter geleitet. Die aktivierte Rufumleitung „immer“ wird dem Benutzer mit einem Sonderwählton signalisiert.
Besetzt - Rufumleitung, wenn der Benutzer im Gespräch ist
Bei besetztem Endgerät wird der Anruf sofort zum Anrufbeantworter geleitet.
Keine Antwort - Rufumleitung nach Zeit, wenn Benutzer nicht erreichbar
Der Anruf wird beim gewählten Endgerät signalisiert und nach einer bestimmten Zeit zum Anrufbeantworter geleitet. Die Zeit ist auf 20 Sekunden voreingestellt und konfigurierbar.
Abgemeldet - Rufumleitung, wenn Benutzer nicht am Endgerät angemeldet ist
Ein ankommender Anruf löst sofort die Rufumleitung aus, denn der ursprünglich angewählte Benutzer ist an seinem Endgerät abgemeldet. Im Beispiel ist die Funktion "Ansage" ausgewählt, der Anrufbeantworter zeichnet keine Nachrichten auf.
Anrufbeantworter - Begrüßungen
Begrüßungs-Ansagen
Die Begrüßung von Anrufern erfolgt mit der vom System bereitgestellten Ansage. Es kann eine eigene Ansage verwendet werden, die durch den Benutzer hochgeladen oder am Endgerät aufgesprochen werden kann.
Begrüßungs-Ansage abspielen
Die aktuelle Begrüßungs-Ansage wird abgespielt. Die Wiedergabe erfolgt über den Lautsprecher am Computer.
Neue Begrüßungs-Ansage hochladen
Eine vorhandene Begrüßungs-Ansage kann als Audio-Datei in das TK-System hochgeladen werden. Diese ersetzt sofort nach dem Hochladen die vorherige Begrüßungs-Ansage.
Durch Betätigen der Schaltfläche "Durchsuchen" öffnet sich der Hochladen-Dialog des Webbrowsers, und die entsprechende Datei kann ausgewählt werden. Durch Betätigen der Schaltfläche "Hochladen" wird die Datei in das TK-System übertragen.
Format Begrüßungs-Ansage
Begrüßungs-Ansagen können in verschiedenen Datei-Formaten hochgeladen werden.
Anrufbeantworter - Benachrichtigungen
Benachrichtigung
Der Benutzer wird durch LocaPhone per E-Mail benachrichtigt, wenn eine neue Nachricht eingegangen ist, und die Zustellung per E-Mail vom Benutzer aktiviert wurde. Die E-Mail-Adresse wird vom Systemverwalter eingetragen.
Der Benutzer kann auswählen, ob eine Benachrichtigung stattfinden soll, und ob nach Versand der E-Mail-Benachrichtigung die Nachricht aus dem Anrufbeantworter gelöscht werden soll.
Die E-Mail beinhaltet:
Rufnummer und Name (so im TK-System hinterlegt) des Anrufers
Zeit & Datum des Nachrichten-Eingangs
Datei mit Sprachnachricht (Datei-Format .wav)
Anrufbeantworter - Nachrichten
Nachrichten-Übersicht
Alle Nachrichten für den Benutzer werden auf dem LocaPhone Dashboard (Startseite) und in diesem Menü-Punkt übersichtlich dargestellt, und können hier (und am angemeldeten Endgerät) abgehört und verwaltet werden.
Diese Übersicht beinhaltet alle entgangenen Anrufe, die nicht vom Benutzer angenommen wurden, und bei denen eine Nachricht aufgesprochen wurde.
Icon
Beschreibung
Nachricht im Webbrowser wiedergeben
Rufnummer des Anrufers erneut anwählen
Nachricht aus Voice-Mailbox entfernen
Anrufbeantworter - Wiedergabe
Abspielen von Nachrichten
Nachrichten können im Webbrowser wiedergegeben werden. Je nach Webbrowser wird eine andere Darstellung sichtbar (hier: Firefox).
Die Wiedergabe erfolgt über den Lautsprecher am Computer.
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